Vous êtes responsable du déménagement de votre entreprise ? Pour vivre sereinement cet événement, nous vous proposons de découvrir ci-dessous les 7 clés d’un déménagement réussi.
En moyenne, une entreprise déménage tous les trois à cinq ans. Un chiffre plus élevé pour les grandes entreprises que pour les PME/PMI. Le déménagement est souvent la source de désorganisation et de divers désagréments. Comment les éviter ? source : afde.pro
1. Trouver l’emplacement idéal
Bien choisir le nouvel emplacement de son entreprise est un enjeu déterminant pour sa réussite. Les nouveaux locaux doivent être en adéquation avec l’activité, les valeurs et la vision de l’entreprise. Pour cela, deux éléments entrent en ligne de compte : la localisation et l’architecture du bâtiment.
La localisation
La question est la suivante : où est-il plus judicieux d’implanter mon entreprise ? Dans une zone d’activité ? Un quartier d’affaire ? En centre-ville ? La réponse est propre à chacun et peut même évoluer au fil des années. Ici, c’est souvent le prix de l’immobilier qui entre en jeu. Par exemple, en avril 2019, le prix moyen du m² des bureaux à louer était de 539 € dans le 8ème arrondissement de Paris, contre 288 € à Issy les Moulineaux (où est par exemple implanté le siège de Microsoft France). source : bureauxlocaux.com
Mais cet aspect ne doit pas être le seul facteur de motivation.
Pour les entreprises qui souhaitent recruter, il faut savoir donner envie aux nouveaux talents de vous rejoindre. Les jeunes créatifs sont généralement plus enclins à venir travailler dans une entreprise implantée en centre-ville, dans un quartier vivant. C’est ce qui a motivé l’entreprise AON à quitter ses locaux de Colombes pour rejoindre le très dynamique 15ème arrondissement de Paris.
À l’inverse, les entreprises qui cherchent à gagner de précieux mètres carrés, auront tendance à s’excentrer davantage.
L’architecture
Certaines entreprises décident de déménager afin de disposer de locaux en adéquation avec leur vision. C’est le cas par exemple de la société IBM, qui a quitté ses bureaux de la Défense, pour rejoindre Bois-Colombes et construire un véritable campus. Le vice-président du marketing explique ainsi : « La tour Descartes, où nous étions installés depuis vingt ans, ne correspondait plus à la culture que nous voulions créer « .
Dans le nouveau campus, la circulation des collaborateurs n’est plus verticale mais horizontale et décloisonnée. Ce qui traduit la volonté de l’entreprise de passer d’un management hiérarchique à une organisation davantage tournée vers les projets. Les open space proposent des bureaux non-attribués où les équipes s’installent par client ou par produit par exemple.
(Siège IBM France, source : weblife.fr)
Pour d’autres entreprises, déménager est l’occasion d’investir des locaux qui répondent aux enjeux environnementaux et qui pourront leur permettre de réaliser de belles économies. En ce sens, Unilever s’est installé à Rueil-Malmaison dans un bâtiment à énergie positive. Aujourd’hui, le résultat est probant puisque l’entreprise consomme moins d’énergie qu’elle n’en produit.
(Siège Unilever à Rueil-Malmaison, source : green-office.fr)
2. Constituer un groupe projet
Ne portez pas seul le poids du déménagement de votre entreprise. Entourez-vous d’un groupe projet qui vous aidera à mettre en œuvre le plan de déménagement.
Jérôme Boulonnois, en charge de la gestion des projets déménagement chez l’aménageur de bureaux Tétris, assure dans un article qu’ « il est important de monter un comité de pilotage pour un transfert d’entreprise, car ceux qui connaissent le mieux l’entreprise sont sans conteste les exploitants”. Pour lui, le rôle de ce comité de pilotage est de « mettre en place une matrice de suivi et définir des plans d’actions pour savoir si chaque opérateur externe ou interne réalise ses missions en temps et en heure : la DSI a-t-elle bien fait tous les switchs ? Les services généraux ont-ils bien distribué les badges ? La communication a-t-elle bien édité un livret d’accueil ? Etc. »
3. Choisir le bon déménageur
Il existe en France, plus de 1300 déménageurs professionnels. Mais alors, comment choisir le bon ? Quels sont les critères à prendre en compte dans votre décision ? Et comment éviter les arnaques ?
Tout d’abord, il est important de solliciter plusieurs sociétés de déménagement afin de pouvoir comparer les devis et faire baisser les coûts.
Afin d’éviter toute mauvaise surprise en matière de facturation, il est important de bien estimer le volume à déménager. Pour cela, faites-vous aider par les déménageurs qui évalueront au plus juste cette donnée.
Pensez également à bien vérifier les clauses et les assurances proposées. Ces éléments peuvent faire la différence au moment du choix final.
Enfin, sachez qu’il existe des labels qui garantissent la qualité de service des sociétés de déménagement. Par exemple, les membres de la Chambre syndicale ont passé une période d’essai de deux ans pour obtenir leur accréditation. Quant aux entreprises adhérentes à la Fédération Française des Déménageurs, celles-ci respectent obligatoirement les engagements de qualité “NF Service” élaborés par l’Afnor. Ces deux organismes proposent également leurs conseils, peuvent vous aider dans le choix des prestataires et vérifier les devis. Ce service est gratuit, alors en cas de doute, n’hésitez pas à les contacter.
4. Lister les fournisseurs à prévenir et les challenger
Lorsqu’une entreprise déménage, c’est tout un écosystème qui est impacté. Pensez à prévenir tous les prestataires qui interviennent dans votre entreprise, comme par exemple : l’entretien, les espaces boissons, le restaurant d’entreprise, la conciergerie, le parc informatique, le système de téléphonie, la collecte des déchets…
Un déménagement peut-être l’occasion idéale de revoir les prestations, voire même de rechallenger les prestataires. C’est ce qu’a par exemple fait le Conseil Départemental des Hauts-de-Seine, lors du déménagement de l’administration dans ses nouveaux locaux de Paris La Défense Aréna. Michel Dussin, Directeur de l’Environnement Social du Travail en charge du projet, s’est attaché à trouver un nouveau prestataire de distributeurs automatiques de boissons. Résultat : les agents disposent désormais d’une gamme complète de produits de qualité avec un prix compétitif, et la possibilité de régler par carte bleue, billets ou clés rechargeables.
5. Etablir un plan de communication interne
Cette étape est cruciale. Il s’agit de faire adhérer les collaborateurs au projet de déménagement. Et soyez-en sûr, il y a aura forcément des réticences. Dans ce contexte, le maître-mot est : communication.
Tout d’abord, d’un point de vue légal, vous êtes tenus d’informer et de consulter les instances représentatives du personnel (CE, CHST…). Elles donneront ensuite leur avis sur ce projet.
Souciez-vous ensuite d’établir un plan de communication solide qui présentera aux collaborateurs les changements positifs de cette relocalisation (ex : un lieu mieux desservi par les transports en commun, des espaces de travail plus adaptés, plus confortables…).
Afin de les faire adhérer au projet, essayez de les faire participer en organisant par exemple des visites de chantier, en leur faisant choisir le nouveau mobilier, la couleur des murs, etc. Il est également conseillé de désigner en interne des ambassadeurs qui assureront de faire remonter les questions et inquiétudes des salariés, et à l’inverse, faire redescendre les informations de la direction.
6. Pensez aux changements administratifs
Un déménagement implique inévitablement un travail de mise à jour relativement important, qui peut être confié au service des ressources humaines ou au service communication par exemple. On pensera au changement d’adresse, aux factures, aux badges et cartes de visite des collaborateurs, aux en-têtes des courriers, etc.
7. Et après ? Evaluer la satisfaction de vos collaborateurs
Une fois le déménagement passé, il est nécessaire de s’assurer que tout se déroule comme il faut, que l’activité a bien repris son cours normal. Pour cela, il est possible de désigner un “référent déménagement” qui sera en charge de faire remonter à la direction toutes les remarques et problèmes éventuels rencontrés par les collaborateurs lors de l’installation.
Après un ou deux mois, il peut être intéressant de lancer une enquête de satisfaction afin d’avoir les retours des collaborateurs et savoir si, au final, les collaborateurs se plaisent dans leurs nouveaux locaux.
